Digitale Kanzlei

Digitale Prozesse gewinnen zunehmend an Bedeutung. Die Corona-Pandemie und die Möglichkeit des home-offices haben diesen Trend noch verstärkt. Auch die Finanzverwaltung und die Sozialversicherungsträger stellen sich langsam auf diese Entwicklung ein. Insgesamt ergeben sich damit Möglichkeiten, durchgehend digitale Prozesse zwischen Mandant, Steuerberater und den vorgenannten Institutionen sowie weiteren Beteiligten zu etablieren.

Im Folgenden stellen wir Ihnen ausgewählte, von uns genutzte digitale Prozesse vor:

  • Erstellung Rechnungswesen
  • Erstellung Gehaltsabrechnungen
  • Erstellung Einkommensteuererklärung
  • Verfahrensdokumentation
  • Grundsteuerreform - Erklärung zur Grundsteuer

Digitales Rechnungswesen

Für die Erstellung wird eine Vielzahl von Angaben benötigt: Ein- und Ausgangsrechnungen, Bankkontoumsätze und Daten aus Kassensystemen. Häufig werden diese Unterlagen und Angaben noch in Papierform aber auch teilweise in digitaler Form an uns übermittelt. Auswertungen und Meldungen die wir erstellen, übermitteln wir in digitaler Form.

Der Trend zum home-office aber auch die Möglichkeit Außenprüfungen durch die Finanzbehörden effizienter abzuwickeln haben uns veranlasst, einen digitalen Prozess zu etablieren. Im Einzelnen bedeutet dies:

  • Der Mandant übermittelt uns Ausgangsrechnungen als pdf-Datei, Scan oder als Datensatz aus seinem ERP-Programm
  • Eingangsrechnungen erhalten wir als pdf-Datei oder Scan über unsere Cloud
  • Die Bankkontoumsätze werden uns durch das Geldinstitut über die DATEV oder als Datenexport aus dem electronic-banking Programm zur Verfügung gestellt
  • Kasse
  • Dem Mandanten stellen wir die Auswertungen über unsere Cloud zur Verfügung
  • Umsatzsteuervoranmeldungen übermitteln wir wie bisher elektronisch an die Finanzverwaltung

Den genauen Prozess haben wir für unsere Mandanten in einer Verfahrensdokumentation zusammengefasst, mit welcher wir gleichzeitig die Anforderungen der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form erfüllen.

Digitale Gehaltsabrechnungen

Für die Erstellung wird eine Vielzahl von Angaben benötigt. Neben Stammdaten wie Anstellungsverträge, Angaben zur Mitgliedschaft in einer Krankenkasse, Kontoverbindungen sind laufend Bewegungsdaten wie Änderungen der Abrechnungsgrundlagen oder geleistete Arbeitsstunden zu erfassen. Häufig werden diese Unterlagen und Angaben noch in Papierform oder telefonisch, teilweise in digitaler Form an uns übermittelt. Gleiches gilt für die Auswertungen und Meldungen die wir erstellen. Auch diese werden in Papierform und / oder teilweise in digitaler Form erstellt bzw. übermittelt.

Der Trend zum home-office aber auch die Ankündigung der deutschen Rentenversicherung, zukünftig Sozialversicherungsprüfungen nur noch digital durchführen zu wollen haben uns veranlasst, den Prozess nur noch digital abzuwickeln. Im Einzelnen bedeutet dies:

  • Der Mandant erfasst Stamm- und Bewegungsdaten zunächst über unsere Cloud. Dazu mehr in diesem Video: 
  • Anstellungsverträge, Angaben zur Mitgliedschaft in einer Krankenkasse sowie weitere Nachweise stellt uns der Mandant in Form einer pdf-Datei oder als Scan zur Verfügung
  • Wir übernehmen die Daten, stimmen uns mit dem Mandanten ab und verarbeiten die Daten
  • Dem Mandanten und seinen Mitarbeitenden stellen wir die Auswertungen über unsere Cloud zur Verfügung
  • Lohnsteuer- und Krankenkassenmeldungen übermitteln wir wie bisher elektronisch an die Institutionen

Dieses Vorgehen hilft auch, Lohnsteueraußenprüfungen durch die Finanzbehörden effizienter abzuwickeln.

Den genauen Prozess haben wir für unsere Mandanten in einer Verfahrensdokumentation zusammengefasst, mit welcher wir gleichzeitig die Anforderungen der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form erfüllen.

Digitale Einkommensteuererklärung

Für die Erstellung wird eine Vielzahl von Angaben benötigt: Lohnsteuerbescheinigungen, Ergebnisanteile aus Beteiligungen, Nachweise zu Kapitalerträgen, Spendenbescheinigungen und viele mehr. Häufig werden diese Unterlagen und Angaben noch in Papierform aber auch teilweise in digitaler Form an uns übermittelt. Die Steuererklärung übermitteln wir unseren Mandanten zur Prüfung und Freigabe in Papierform.

Der Trend zum home-office aber auch neue Möglichkeiten der Kommunikation mit den Finanzbehörden haben uns veranlasst, einen digitalen Prozess zu etablieren, den wir unseren Mandanten auf Wunsch anbieten. Im Einzelnen bedeutet dies:

  • Der Mandant übermittelt uns seine Unterlagen als Scan über unsere Cloud. Hierfür erhält er über uns zwei App's (IOS oder Androit) für Smartphone oder Tablett, mit denen er die Unterlagen scannen und an unsere Cloud übermitteln kann
  • Wir beurteilen und bearbeiten die übermittelten Unterlagen und hinterlegen sie an den entsprechenden Formularstellen der Einkommensteuererklärung
  • Die von uns vorbereitete Einkommensteuererklärung stellen wir den Mandanten elektronisch zur Freigabe zur Verfügung und übermitteln diese anschließend wie bisher elektronisch an die Finanzverwaltung

Den genauen Prozess haben wir für unsere Mandanten in einer Verfahrensdokumentation zusammengefasst, mit welcher wir gleichzeitig die Anforderungen der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form erfüllen.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation soll einen laufend aktualisierten Überblick über alle IT-gestützten steuerlich relevanten Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme im Unternehmen geben. Sie ist ein wichtiger, von der Finanzverwaltung geforderter Teilbereich der Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung und dient als Nachweis im Rahmen der Betriebsprüfung, die Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung zu erfüllen. Immer häufiger wird das Vorhandensein und die Vollständigkeit der Verfahrensdokumentation innerhalb der Betriebsprüfung kontrolliert, ist sie unvollständig oder nicht vorhanden, kann dies grundsätzlich nachteilige Folgen wie Umsatzhinzuschätzungen haben, zumindest, wenn weitere Mängel auftreten.

Aber auch dem Unternehmen selbst nutzt sie zur Optimierung interner Abläufe und Prozesse, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten werden klar definiert und die dokumentierten Abläufe können hinsichtlich möglicher Einsparungspotentiale, Effizienz und Effektivität kritisch hinterfragt werden.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Aufnahme und Dokumentation Ihrer Prozesse und erstellen gemeinsam mit Ihnen Ihre Verfahrensdokumentation. Hierbei haben wir stets die steuerlich relevanten Aspekte im Blick.

Grundsteuerreform - Erklärung zur Grundsteuer

Im Jahr 2018 hat das Bundesverfassungsgericht die Ermittlungsgrundlagen für die Grundsteuer als nicht verfassungskonform eingestuft, weil sie mit der steuerlichen Gleichbehandlung nicht mehr vereinbar sei. Danach hat Im Jahr 2019 der Gesetzgeber die Grundsteuerreform beschlossen, wonach eine Neubewertung von Grundstücken und Gebäuden erfolgen muss. Hierfür sind grundsätzlich alle Grundstückseigentümer verpflichtet, dem Finanzamt die notwendigen Angaben mitzuteilen. Die Abgabe der elektronischen Feststellungserklärung ist für den Zeitraum vom 01.07.2022 bis zum 31.10.2022 vorgesehen. Ob eine Verlängerung der First erfolgen wird, ist derzeit nicht absehbar. Ab dem 1.Januar 2025 wird die Grundsteuer anhand der geänderten Berechnungsgrundlagen festgesetzt.

Sofern uns unsere Mandanten mit der Erstellung der Erklärung zur Grundsteuer beauftragen, erhalten Sie auf Wunsch von uns einen Link zur Erfassung nötiger Daten in unserer Cloud

Ansprechpartner

Andreas Hahn

Steuerberater

Björn Struve

Steuerberater